Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través del sitio fonocamiaguilar.com, sus plataformas de gestión, servicios profesionales, cursos y canales asociados.

El responsable del tratamiento es:

Para efectos de esta Política se utilizarán indistintamente las denominaciones Fonocamiaguilar, Camila Aguilar, la plataforma o el responsable.

Esta Política se ha elaborado de conformidad con la Ley N.º 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, sus modificaciones introducidas por la Ley N.º 21.719 y demás normativa aplicable.

2. Alcance de esta Política

Esta Política se aplica a los datos personales tratados en relación con:

• pacientes;
• padres, madres, apoderados y representantes legales;
• alumnos de cursos y talleres;
• fonoaudiólogos y otros profesionales registrados;
• usuarios del sitio web;
• personas que solicitan información;
• personas que contratan asesorías, supervisiones u otros servicios;
• administradores y personas autorizadas para gestionar la plataforma.

La Política se aplica tanto a personas ubicadas en Chile como a usuarios que contraten servicios desde otros países.

3. Principios aplicables al tratamiento

Fonocamiaguilar procura tratar los datos personales conforme a los principios establecidos por la legislación vigente, incluyendo:

• licitud y lealtad;
• finalidad;
• proporcionalidad;
• calidad y exactitud de los datos;
• transparencia e información;
• seguridad;
• confidencialidad;
• responsabilidad;
• minimización de datos;
• limitación de la conservación.

Solo se solicitarán o mantendrán datos que resulten razonablemente necesarios para las finalidades informadas en esta Política.

4. Datos personales tratados

Dependiendo del servicio utilizado, podrán tratarse las siguientes categorías de información.

4.1. Pacientes

La plataforma puede registrar:

• nombre del paciente;
• nombre del padre, madre, responsable o apoderado;
• correo electrónico;
• número de teléfono;
• país;
• dirección;
• edad;
• fecha de nacimiento;
• diagnóstico;
• profesional asignado;
• estado de vigencia;
• fecha de registro;
• última actividad;
• identificadores internos necesarios para el funcionamiento de la plataforma;
• cursos o contenidos habilitados, cuando corresponda;
• antecedentes relacionados con pagos o prestaciones contratadas, cuando corresponda.

Cuando estos antecedentes se refieran a la salud del paciente serán considerados datos personales sensibles y estarán sujetos a un nivel reforzado de protección.

5. Sesiones y atención profesional

Para gestionar las atenciones pueden registrarse datos relacionados con:

• fecha y horario de la sesión;
• modalidad;
• nombre del paciente;
• datos de contacto;
• apoderado o responsable;
• profesional tratante;
• estado de la sesión;
• observaciones administrativas;
• notas profesionales o clínicas necesarias para la atención.

Las notas que contengan información relativa a la salud, evaluación, diagnóstico, evolución o tratamiento son consideradas información sensible y su acceso se restringirá a personas autorizadas.

6. Informes y fichas clínicas

Fonocamiaguilar puede utilizar la plataforma para almacenar y administrar informes y documentación clínica vinculada a sus pacientes.

Estos antecedentes pueden incluir:

• nombre del paciente;
• profesional tratante;
• tipo de informe;
• indicaciones u observaciones clínicas;
• documentos asociados;
• fecha de emisión;
• antecedentes necesarios para identificar y administrar el documento.

La información contenida en una ficha clínica y los documentos relacionados con procedimientos, evaluaciones y tratamientos constituyen datos sensibles y reciben una protección especial conforme a la legislación sanitaria y de protección de datos.

El acceso a estos antecedentes estará limitado a la profesional responsable y a las personas autorizadas que necesiten acceder a ellos para el cumplimiento de sus funciones.

7. Menores de edad

Una parte relevante de los servicios de Fonocamiaguilar puede involucrar a niños, niñas y adolescentes.

Cuando corresponda legalmente, antes de registrar o tratar datos personales de un menor, particularmente antecedentes relativos a su salud, la profesional deberá contar con la autorización o consentimiento correspondiente del padre, madre, representante legal o persona facultada para otorgarlo.

8. Datos de alumnos y usuarios de cursos

Para administrar cursos, talleres y otros contenidos educativos podrán tratarse:

• nombre;
• correo electrónico;
• teléfono;
• identificador de usuario;
• fecha de registro;
• cursos inscritos;
• cursos habilitados;
• período de vigencia;
• método de inscripción;
• antecedentes asociados al pago;
• fecha del pago;
• monto;
• último acceso;
• información necesaria para administrar la cuenta.

Fonocamiaguilar ofrece cursos, talleres, asesorías y formación online dirigidos principalmente a fonoaudiólogos, logopedas, terapeutas del lenguaje y otros interesados, incluidos usuarios fuera de Chile.

9. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para una o más de las siguientes finalidades:

Pacientes

• registrar y administrar pacientes;
• coordinar sesiones;
• prestar servicios fonoaudiológicos;
• realizar evaluaciones;
• mantener antecedentes relacionados con la atención;
• elaborar y gestionar informes;
• realizar seguimiento profesional;
• contactar al paciente o su representante;
• gestionar aspectos administrativos relacionados con la atención.

Alumnos

• crear y administrar cuentas;
• inscribir alumnos;
• habilitar cursos;
• controlar períodos de acceso;
• registrar compras o pagos;
• entregar contenidos contratados;
• prestar soporte;
• enviar información necesaria respecto del curso o servicio adquirido.

Profesionales

• gestionar usuarios profesionales;
• asignar pacientes;
• administrar permisos;
• facilitar el funcionamiento de la plataforma.

Administración

• mantener la seguridad de los sistemas;
• prevenir accesos no autorizados;
• atender solicitudes relacionadas con protección de datos;
• cumplir obligaciones legales;
• mantener registros necesarios para acreditar la prestación de los servicios.

10. Bases que permiten el tratamiento

Fonocamiaguilar realizará tratamientos de datos personales únicamente cuando exista una base jurídica que lo permita.

Dependiendo del caso, el tratamiento podrá fundarse en:

• consentimiento del titular;
• consentimiento del representante legal cuando corresponda;
• ejecución de un contrato o prestación solicitada;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• atención, diagnóstico o tratamiento en aquellos casos permitidos por la legislación;
• otras bases de licitud establecidas por la normativa aplicable.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, Fonocamiaguilar deberá poder acreditar su existencia.

La aceptación de esta Política de Privacidad no sustituirá aquellos consentimientos específicos que la legislación exija separadamente.

11. Consentimiento para datos de salud

Cuando legalmente corresponda obtener consentimiento para tratar información clínica o datos sensibles de salud, este deberá otorgarse de manera previa, libre, informada y verificable.

En pacientes menores de edad, la autorización correspondiente se gestionará directamente entre la profesional y el padre, madre, apoderado o representante legal.

La documentación podrá mantenerse fuera de la plataforma digital, siempre que permita acreditar adecuadamente su existencia.

12. Comunicaciones necesarias para prestar el servicio

Fonocamiaguilar podrá utilizar los datos de contacto para comunicaciones directamente relacionadas con:

• citas;
• sesiones;
• entrega de informes;
• cambios de horario;
• cursos adquiridos;
• acceso a contenidos;
• consultas del usuario;
• pagos;
• atención contratada;
• información administrativa necesaria.

Estas comunicaciones forman parte de la gestión normal de los servicios.

13. Marketing, novedades y comunicaciones promocionales

El uso de información de contacto para enviar publicidad, promociones, nuevos cursos, talleres u otras comunicaciones comerciales diferentes de las necesarias para prestar un servicio deberá contar con una base jurídica válida y, cuando corresponda, con autorización previa del titular.

Esta autorización podrá obtenerse:

• por escrito;
• mediante formulario;
• mediante checkbox;
• mediante otro mecanismo verificable.

La autorización para marketing deberá ser independiente de la atención clínica.

Una persona no deberá verse obligada a aceptar promociones para acceder a una prestación fonoaudiológica.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones promocionales escribiendo a: flga.camiaguilar@gmail.com

También podrá utilizar los mecanismos de baja que puedan incluirse en las comunicaciones.

14. Minimización de datos y privacidad desde el diseño

Fonocamiaguilar procurará recopilar únicamente la información necesaria para las finalidades informadas.

La plataforma deberá configurarse procurando que:

• pacientes accedan únicamente a la información que les corresponda;
• profesionales accedan únicamente a los pacientes o información necesaria para sus funciones;
• alumnos accedan únicamente a sus propios contenidos y antecedentes;
• las funciones administrativas sensibles estén reservadas a usuarios autorizados;
• la información clínica no sea accesible públicamente;
• no se recopilen datos adicionales que no sean necesarios.

Fonocamiaguilar revisará periódicamente los datos y funcionalidades de la plataforma con el objetivo de evitar la recopilación o conservación innecesaria de información.

15. Seguridad y confidencialidad

Fonocamiaguilar adoptará medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales frente a:

• acceso no autorizado;
• pérdida;
• destrucción;
• alteración;
• divulgación;
• modificación indebida;
• tratamiento no autorizado.

Entre otras medidas, se podrán aplicar:

• autenticación de usuarios;
• separación de permisos según tipo de usuario;
• restricciones de acceso;
• reglas de seguridad para bases de datos y almacenamiento;
• mecanismos de protección de documentos;
• control de usuarios administrativos;
• respaldos y medidas de recuperación cuando corresponda.

El acceso a datos clínicos deberá limitarse a las personas directamente relacionadas con su gestión o atención.

La legislación sanitaria exige además la adecuada protección, confidencialidad y conservación de las fichas clínicas.

16. Servicios tecnológicos y encargados del tratamiento

Para el funcionamiento de sus servicios, Fonocamiaguilar puede utilizar plataformas tecnológicas de terceros.

Actualmente pueden intervenir, dependiendo del servicio utilizado:

• Google / Firebase, para hosting, autenticación, base de datos, almacenamiento y funciones de la plataforma;
• Google Forms, para formularios y solicitudes;
• WhatsApp, como medio de comunicación;
• Encuadrado, para funcionalidades o servicios asociados cuando corresponda;
• otros proveedores estrictamente necesarios para infraestructura, comunicaciones o funcionamiento técnico.

Estos servicios podrán tratar determinados datos únicamente en la medida necesaria para proporcionar sus funcionalidades.

Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, Fonocamiaguilar procurará utilizar proveedores sujetos a condiciones contractuales, políticas y medidas de protección adecuadas.

Los contratos, acuerdos de tratamiento de datos o términos aplicables podrán mantenerse como documentación interna de respaldo y no necesitan publicarse íntegramente en este sitio.

17. Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Fonocamiaguilar operan infraestructura internacional.

Como consecuencia, determinados datos pueden ser almacenados o procesados fuera de Chile.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, al utilizar servicios tecnológicos globales de Google/Firebase u otros proveedores de comunicaciones.

Cuando exista una transferencia internacional de datos personales, Fonocamiaguilar procurará realizarla de conformidad con los mecanismos, contratos y garantías permitidos por la normativa aplicable.

La utilización de servicios internacionales será limitada a aquellos necesarios para prestar los servicios y operar la plataforma.

18. Conservación de datos

Los datos personales se conservarán únicamente durante el período necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, salvo que una obligación legal exija conservarlos durante más tiempo.

18.1. Fichas e información clínica

Las fichas clínicas deberán conservarse durante el período mínimo establecido por la legislación sanitaria.

Actualmente, la Ley N.º 20.584 exige a los prestadores conservar la ficha clínica durante al menos quince años.

Durante ese período la información deberá mantenerse protegida y con acceso restringido.

18.2. Alumnos y cursos

Los registros correspondientes a alumnos serán revisados cuando hayan transcurrido aproximadamente 12 meses de inactividad.

Si la información ya no resulta necesaria y no existe una obligación contractual, tributaria, legal o administrativa que justifique su conservación, podrá:

• eliminarse;
• bloquearse;
• anonimizarse;
• limitarse su acceso.

18.3. Datos administrativos y de contacto

Los datos administrativos se conservarán mientras exista una relación activa o mientras sean necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales o tributarias.

18.4. Marketing

Los datos utilizados para comunicaciones promocionales podrán conservarse mientras la autorización permanezca vigente.

Cuando el titular retire su consentimiento, dejarán de utilizarse para dicha finalidad, sin perjuicio de conservar evidencia mínima de la solicitud cuando sea necesario.

19. Exactitud y actualización de los datos

Fonocamiaguilar procurará mantener los datos personales correctos y actualizados.

Los titulares podrán solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o desactualizada.

20. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación vigente.

Entre ellos se encuentran:

Acceso

Solicitar confirmación respecto de si sus datos están siendo tratados y acceder a la información correspondiente.

Rectificación

Solicitar la corrección de información incorrecta, incompleta o desactualizada.

Supresión o eliminación

Solicitar la eliminación de datos cuando se cumplan las condiciones legales.

Este derecho no implica que toda información pueda ser eliminada inmediatamente.

Por ejemplo, las fichas clínicas deben conservarse durante el período legal obligatorio.

Oposición

Solicitar que determinados tratamientos cesen cuando se cumplan las condiciones establecidas por la ley.

Portabilidad

Solicitar, cuando legalmente corresponda, recibir los datos en un formato electrónico estructurado y de uso común.

Bloqueo

Solicitar la suspensión temporal de determinadas operaciones de tratamiento cuando corresponda.

Retiro del consentimiento

Cuando el tratamiento se fundamente en consentimiento, el titular podrá retirarlo.

El retiro no afectará los tratamientos realizados legítimamente antes de dicha solicitud ni aquellos que puedan continuar sobre otra base legal.

21. Cómo ejercer los derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular deberá comunicarse a:

• Correo: flga.camiaguilar@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: +56 9 9918 5281

Se recomienda utilizar como asunto: "Solicitud de datos personales"

La solicitud deberá indicar:

• nombre del titular;
• medio de contacto;
• derecho que desea ejercer;
• descripción clara de la solicitud;
• información suficiente para identificar los datos involucrados.

Fonocamiaguilar podrá solicitar antecedentes razonables que permitan verificar la identidad de quien formula la solicitud.

Cuando se actúe en representación de otra persona, podrá requerirse acreditación de dicha representación.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente.

22. Solicitudes relativas a menores

Cuando una solicitud se refiera a un menor de edad, podrán adoptarse medidas adicionales para verificar que quien realiza la solicitud se encuentra facultado para representarlo.

La entrega de antecedentes clínicos deberá realizarse respetando además las normas sanitarias aplicables y los derechos del propio paciente.

23. Eliminación de datos

Las solicitudes de eliminación serán evaluadas individualmente.

Cuando no exista una obligación legal que exija conservar los antecedentes, los datos podrán ser eliminados, bloqueados o anonimizados.

No procederá la eliminación inmediata cuando exista una obligación legal de conservación, particularmente respecto de fichas clínicas durante el período legal aplicable.

24. Entrega y acceso a fichas clínicas

La información contenida en fichas clínicas está sujeta además a la normativa sanitaria.

El acceso o entrega de dicha información se realizará únicamente a quienes estén legalmente facultados para solicitarla.

La Ley N.º 20.584 establece reglas especiales respecto de la reserva, acceso y conservación de la ficha clínica.

25. Pagos y datos financieros

Cuando el sitio permita contratar cursos, servicios u otras prestaciones, Fonocamiaguilar podrá registrar información administrativa relacionada con el pago, como:

• monto;
• fecha;
• identificador de la operación;
• servicio o curso contratado;
• estado del pago.

Fonocamiaguilar procurará no almacenar información financiera completa cuando esta sea procesada directamente por una plataforma de pagos externa.

En caso de utilizarse un proveedor de pagos, el tratamiento efectuado directamente por dicho proveedor estará sujeto además a sus propias políticas y condiciones.

26. Cookies, almacenamiento local y tecnologías similares

El sitio puede utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías estrictamente necesarias para:

• mantener sesiones;
• autenticar usuarios;
• recordar configuraciones esenciales;
• permitir el funcionamiento técnico de la plataforma;
• mejorar la seguridad.

Si en el futuro se implementan tecnologías no esenciales destinadas a analítica avanzada, publicidad, seguimiento o elaboración de perfiles, se implementarán los mecanismos de información o consentimiento que correspondan antes de su utilización.

27. Comunicaciones mediante WhatsApp

Fonocamiaguilar utiliza WhatsApp como uno de sus medios de comunicación.

Cuando un usuario inicia una comunicación por WhatsApp, determinados datos son tratados también por el proveedor de dicho servicio conforme a sus propias condiciones y políticas.

Fonocamiaguilar utilizará este canal principalmente para comunicaciones vinculadas con:

• información solicitada;
• coordinación;
• agenda;
• servicios contratados;
• notificaciones relacionadas con atención.

No deberán enviarse datos clínicos innecesarios mediante este canal.

Cuando se compartan documentos clínicos deberán adoptarse medidas razonables para reducir riesgos de acceso por terceros.

28. Google Forms y formularios externos

Fonocamiaguilar puede utilizar formularios gestionados mediante Google Forms para solicitudes de información, agenda, inscripción u otras finalidades relacionadas con sus servicios.

Los datos ingresados en dichos formularios serán utilizados exclusivamente para las finalidades informadas al usuario.

Cuando el formulario recopile información de menores o información clínica, deberán aplicarse adicionalmente las autorizaciones que correspondan.

29. Datos de usuarios internacionales

Fonocamiaguilar puede prestar determinados servicios, cursos, talleres o asesorías a usuarios ubicados fuera de Chile. El sitio ofrece formación online accesible desde distintos lugares.

En estos casos, los datos podrán ser tratados desde Chile y mediante proveedores tecnológicos con infraestructura internacional.

Cuando una legislación extranjera resulte aplicable obligatoriamente al tratamiento, Fonocamiaguilar evaluará las obligaciones adicionales que correspondan.

30. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Fonocamiaguilar no utiliza actualmente la información clínica de pacientes para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al titular.

Tampoco se utilizan perfiles automatizados para determinar diagnósticos o tratamientos.

Si esto cambiara, la presente Política será actualizada.

31. Confidencialidad profesional

La información obtenida en el contexto de una atención fonoaudiológica será tratada con carácter confidencial.

Las personas autorizadas para acceder a esta información deberán utilizarla únicamente para los fines vinculados a sus funciones.

32. Incidentes y brechas de seguridad

Fonocamiaguilar mantiene o mantendrá procedimientos internos destinados a gestionar posibles incidentes de seguridad que afecten datos personales.

Ante un incidente se procurará:

• contenerlo;
• evaluar su alcance;
• determinar los datos y personas afectadas;
• corregir la causa;
• evaluar las obligaciones de notificación;
• registrar las medidas adoptadas.

32.1. Protocolo frente a brechas de seguridad

Si se produce una brecha de seguridad que pueda afectar datos personales, Fonocamiaguilar seguirá el siguiente protocolo:

1. Contención: detener el incidente, revocando accesos, deshabilitando cuentas o suspendiendo temporalmente la funcionalidad afectada.
2. Evaluación: determinar qué datos resultaron afectados, a cuántas personas y cuál es el nivel de riesgo.
3. Corrección: subsanar la causa del incidente y adoptar medidas para evitar que se repita.
4. Notificación: evaluar y, cuando corresponda, notificar a las personas afectadas y a la autoridad competente conforme a la legislación vigente.
5. Registro: dejar constancia del incidente, sus causas y las medidas adoptadas.

El registro detallado de cada incidente se mantiene como documentación interna. Ante cualquier consulta relacionada con la seguridad de los datos, puede contactar al canal indicado en la sección 35.

33. Cambios a esta Política

Esta Política podrá modificarse cuando:

• cambie la legislación;
• cambien los servicios ofrecidos;
• se incorporen nuevos sistemas;
• cambien los proveedores tecnológicos;
• se modifiquen las finalidades del tratamiento.

La versión vigente permanecerá disponible en fonocamiaguilar.com.

Cuando una modificación implique un nuevo tratamiento que requiera consentimiento, este será solicitado cuando corresponda.

34. Evaluación de impacto relativa a la protección de datos

Fonocamiaguilar evaluará periódicamente los riesgos del tratamiento de la información que maneja, en particular los datos de salud, y adoptará las medidas necesarias para protegerlos.

Esta evaluación se realizará de forma interna y se revisará cuando cambien los servicios, los sistemas o los proveedores tecnológicos.